Datenschutzerklärung

Stand: 9. August 2026

Diese Erklärung gilt für zwei getrennte Angebote:

• Teil A — Website: die öffentlich zugängliche Website unter www.scalium-tool.com
• Teil B — Anwendung: die passwortgeschützte Anwendung Scalium unter app.scalium-tool.com

Die Abschnitte 1 bis 3 sowie 8 bis 15 gelten für beide Angebote.

1. Verantwortlicher

Trade Mates OÜ
Ruunaoja tn 3, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estland
Registernummer: 17238912
E-Mail: trademates@outlook.de

Vertreten durch die Vorstandsmitglieder Amon Eller und Timo Schatz.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO liegen nicht vor: es findet keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien und keine systematische Überwachung statt.

2. Zwei Rollen — bitte beachten

Trade Mates OÜ verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

a) Als Verantwortlicher für die eigenen Verarbeitungen: Aufruf der Website, Demo-Anfragen, Nutzerkonten der Anwendung, Abrechnung und Verbrauchsmessung. Für diese Verarbeitungen gilt diese Erklärung vollständig.

b) Als Auftragsverarbeiter für die Inhalte unserer Kunden: Wissensdokumente, hochgeladene Unterlagen, erzeugte Artikel und Zugangsdaten zu Kundensystemen werden ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden verarbeitet. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist insoweit der Kunde. Die Einzelheiten regelt der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten an den jeweiligen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere sicherer und störungsfreier Betrieb), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine solche eingeholt wird.

Teil A — Website

4. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website werden die technisch erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

• Zweck: Ausliefern der Seite, Erkennen und Abwehren von Störungen und Angriffen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Auftragsverarbeiter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA
• Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (Region fra1); die Auslieferung statischer Inhalte erfolgt über das weltweite Edge-Netz von Vercel
• Speicherdauer: Nach Angaben von Vercel werden Runtime-Logs in unserem Tarif (Pro) für einen Tag aufbewahrt.

5. Keine Cookies, kein Tracking

Auf der Website werden

• keine Cookies gesetzt und keine Daten im Local Storage oder Session Storage abgelegt,
• keine Analyse-, Tracking- oder Reichweitenmessungswerkzeuge eingesetzt (kein Google Analytics, kein Google Tag Manager, kein Matomo, kein Plausible, kein PostHog, kein Meta-Pixel und keine vergleichbaren Dienste),
• keine Werbe- oder Profilbildungsdienste eingesetzt,
• keine Schriftarten, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern nachgeladen. Alle Schriften werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Beim Aufruf der Website baut Ihr Browser daher keine Verbindung zu Servern Dritter auf. Ein Einwilligungsbanner ist aus diesem Grund nicht erforderlich.

6. Demo-Anfrage über Typeform

Auf der Website kann über die Schaltfläche „Demo anfragen" ein Formular geöffnet werden. Das Formular wird erst nach Ihrem Klick geladen. Vor diesem Klick findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.

• Verarbeitete Daten: die von Ihnen im Formular gemachten Angaben sowie die technischen Verbindungsdaten der Formularübermittlung
• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Terminvereinbarung, Vertragsanbahnung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Dienstleister: Typeform SL, Carrer Bac de Roda 163, 08018 Barcelona, Spanien
• Speicherort: Typeform speichert Formularantworten auf Servern von Amazon Web Services in den USA (Region Nord-Virginia). Für diese Übermittlung stützt sich Typeform auf die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2, Fassung 2021).
• Speicherdauer: Wir löschen Anfragen spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Fristen aus Abschnitt 12.

Eine Anmeldung zu einem Newsletter findet derzeit nicht statt. Sollte ein Newsletter eingeführt werden, wird diese Erklärung vorher entsprechend ergänzt.

Teil B — Anwendung Scalium

Die Anwendung ist nicht öffentlich zugänglich. Der Zugang setzt eine vorherige Freischaltung der E-Mail-Adresse voraus.

7. Verarbeitungen in der Anwendung

7.1 Nutzerkonto und Anmeldung

• Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert; das Klartextpasswort ist uns nicht bekannt), Zeitpunkt der Registrierung und der Anmeldungen, zugewiesene Rolle und zugewiesene Kunden
• Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Zugriffssteuerung, Sicherheit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Auftragsverarbeiter: Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher), Serverstandort Irland (Region eu-west-1)

7.2 Zugangsanfragen

Wer nicht freigeschaltet ist, kann eine Zugangsanfrage stellen. Gespeichert werden die E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Anfrage, bis über die Anfrage entschieden ist. Abgelehnte Anfragen werden spätestens nach drei Monaten gelöscht.

7.3 Aktivitäts- und Verbrauchsdaten

• Daten: welcher Nutzer wann welchen Artikel erzeugt hat, verbrauchte Token und die daraus entstandenen Kosten je Nutzer, Kunde und Zeitraum
• Zweck: Kostenkontrolle, Durchsetzung von Verbrauchsobergrenzen, Abrechnung, Nachvollziehbarkeit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

7.4 Technisch erforderliches Cookie

Die Anwendung setzt genau ein eigenes Cookie:

Dieses Cookie ist für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. die entsprechende estnische Regelung). Weitere Cookies werden nicht gesetzt. Werbe- und Analyse-Cookies werden nicht eingesetzt.

7.5 Freiwilliges Feedback

Geben Nutzer Rückmeldungen zu erzeugten Inhalten, speichern wir diese zusammen mit dem Bezug zum Nutzerkonto, um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Inhalte unserer Kunden — Verarbeitung im Auftrag

Für die folgenden Datenbestände handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2 b):

• Wissensdokument je Kunde: entsteht aus den Antworten des Kunden auf unseren Fragenkatalog, aus Inhalten seiner Website und aus hochgeladenen Unterlagen. Es kann personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Zitate und Qualifikationen von Mitarbeitenden, namentlich genannte Kunden und Partner sowie Angaben aus Fallstudien. Frühere Fassungen des Dokuments werden versioniert aufbewahrt.
• Hochgeladene Dokumente aus dem Onboarding (PDF-, Word- und Excel-Dateien)
• Erzeugte Artikel einschließlich Zwischenständen und Prüfergebnissen
• Zugangsdaten zu Kundensystemen: Adresse der WordPress-Installation, Benutzername und Anwendungspasswort. Das Anwendungspasswort wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-CBC mit eigenem Initialisierungsvektor je Eintrag) und nur zum Zeitpunkt der Veröffentlichung entschlüsselt. Es wird nicht an die Automatisierungsumgebung weitergegeben.

Sowohl der Kunde als auch wir können das Wissensdokument einsehen und bearbeiten.

8.1 Auswertung öffentlich zugänglicher Wettbewerbsseiten

Zur Recherche werden Suchergebnisse abgerufen und die Inhalte einer begrenzten Anzahl öffentlich zugänglicher Wettbewerbsseiten automatisiert ausgelesen und als Kontext an das Sprachmodell übergeben. Soweit dabei urheberrechtlich geschützte Inhalte vervielfältigt werden, stützen wir uns auf die gesetzliche Ausnahme für Text- und Datamining (Art. 4 der Richtlinie (EU) 2019/790 in der jeweiligen nationalen Umsetzung). Maschinenlesbare Nutzungsvorbehalte werden beachtet.

9. Einsatz von KI-Systemen

Zur Erstellung von Wissensdokumenten, Artikeln, Bildern und Prüfergebnissen setzen wir Sprach- und Bildmodelle externer Anbieter ein. Dabei gilt:

• Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO über Personen getroffen. Die Systeme erzeugen Textvorschläge; über Struktur, Auswahl und Freigabe entscheidet stets ein Mensch.
• Die Anbieter verwenden die übermittelten Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle. Für die Anthropic-API gilt dies nach Angaben des Anbieters vertraglich; Prompts und Ausgaben werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert, bei einzelnen Modellklassen gilt eine Aufbewahrung von 30 Tagen.
• An die Bildmodelle wird ausschließlich ein aus dem Artikelinhalt abgeleiteter Bildprompt übermittelt; Kundendaten werden dorthin nicht übertragen.

10. Empfänger der Daten

Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrages.

Ein Verkauf von Daten findet nicht statt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

11. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder, sofern der Empfänger entsprechend zertifiziert ist, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO. Betroffen sind die in Abschnitt 10 als solche gekennzeichneten Empfänger. Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

12. Speicherdauer

Weisungen des Kunden zur Löschung setzen wir vorrangig um.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir sie unverzüglich an diesen weiter.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die estnische Datenschutzaufsicht Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland, E-Mail: info@aki.ee, www.aki.ee. Sie können sich ebenso an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe der in Teil A und B genannten Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für die Anmeldung erforderlichen Angaben kann die Anwendung jedoch nicht bereitgestellt werden, und ohne die Angaben im Demo-Formular können wir eine Anfrage nicht bearbeiten.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.